کاربرد تلفن گویا در سیستمهای مدیریت شکایات، انتقادات و پیشنهادات

کاربرد تلفن گویا در سیستمهای مدیریت شکایات، انتقادات و پیشنهادات
مدیریت شکایات و انتقادات و پیشنهادات یکی از مراحل و وظایف تمامی شرکت ها و سازمان هایی است که ارائه دهنده خدمات و فروشنده محصولاتی به مشتریان خود می باشند.
به جرأت می توان گفت در تمامی موارد انجام فعالیت تجاری بدون استفاده از نظرات و پیشنهادات سازنده مشتریان و ارباب رجوعان امریست غیر ممکن .به عبارتی روشن تر حتی در مواردی که مشتریان در بهترین حالات ممکن از عالی ترین و با کیفیت ترین محصولات و خدمات قابل ارائه استفاده می نمایند نیز مشکلاتی هرچند اندک برای آنان پدید خواهد آمد که نیازمند به برطرف نمودن آنها خواهند بود.
ضمن اینکه بسیاری از شرکت ها و سازمانهای دولتی بخشی از سازمان خود را به مدیریت درخواست ها ، سوالات و برقراری ارتباط از طریق مراکز تماس خود اختصاص می دهند ،  شرکت های کوچکتر قادر به راه اندازی یک مرکز تماس و سرویس دهی از طریق آن نمی باشند.
از سویی مراکز تماس نیز خود به تنهایی قادر به برآوردن حجم عظیمی از نیازها و خواسته های مشتریان و ارباب رجوعان ضمن سرویس دهی به آنان نمی باشند.
این درحالیست که می توان به کمک یک سیستم مدیریت شکایات ، انتقادات و پیشنهادات تحت وب که مورد بازدید مردم قرار خواهد گرفت ، به خوبی به حل این معضل پرداخت.از طرفی لازم است که احتمال عدم دسترسی متقاضیان به اینترنت و یا حتی کامپیوتر شخصی را نیز در نظر گرفت. در موارد حادتر حتی باید احتمال وقوع مشکل قطع ناگهانی اینترنت و در نتیجه نیاز فوری متقاضیان و مشتریان به یک سرویس دهنده خدمات اتصالات اینترنتی را نیز باید در نظر گرفت. برای برقراری یک سیستم مدیریت شکایات، انتقادات و پیشنهادات  باید چند اصل اولیه مهم را درنظر گرفته و پیاده سازی نمود:
1-    کاربر با ورود به سیستم به درج شکایت خود پرداخته و آن را در یک فرم ویژه همراه با یک کد ره گیری منحصر به فرد و یکه ثبت نماید.
2-    کاربر با بکارگیری کد رهگیری خود ،  قادر به کنترل وضعیت جاری شکایت مطرح شده خویش بوده و اصطلاحا آن را به خوبی رصد نماید.
3-    پس از رسیدگی به مشکل کاربر به وی اطلاع داده شود.
4-    سازمان یا شرکت ارائه دهنده این سیستم ، باید از ورود لحظه به لحظه شکایات و موارد جدید ، از سوی کاربران مطلع گردد.
5-     از دیگر قابلیت های ضروری این سیستم امکان متمایز نمودن درخواست های انجام شده ، درخواست های پاسخ داده نشده و در خواست های قرار گرفته در لیست انتظار می باشد.
بنابراین این سیستم می تواند یک سیستم تمام اتوماتیک همراه با یک سیستم تلفن گویا که قابلیت رسیدگی به کلیه موارد فوق را یکجا به همراه دارد ، باشد. یک سیستم تلفن گویا به راحتی قادر به دریافت شکایات ، انتقادات و پیشنهادات ، از سوی کاربران و نیز اطلاع رسانی دقیق و به موقع به آنان بدون در نظر گرفتن محدودیت های جغرافیایی ، خواهد بود.
سیستمهای مدیریت شکایات، انتقادات و پیشنهادات ضمن مقرون به صرفه بودن از نظر هزینه نصب و راه اندازی با صرف اندک سرمایه مالی ، از سرعت عمکرد بالایی برخوردار بوده و منجر به سرعت دهی به امر خدمات رسانی نیز خواهندگردید.
کلیه سرویس های ویژه خدمات رسانی تلفن گویا، مستعد سفارشی شدن در زمینه پی ریزی سیستم های رسیدگی به شکایات ، انتقادات و پیشنهادات می باشند. از جمله فوائد این گونه سیستم ها می توان به چند مورد ذیل اشاره کرد:
1-    به حداقل رسانی هزینه ها به محض به جریان افتادن عملکرد سیستم
2-    امکان استفاده از آن به صورت دمو فقط به منظور آزمایش آن و پی بردن به فوائد و خواص مفید آن ضمن رسیدگی به درخواست ها و شکایات و پینهادات واقعی سازمان
3-    امکان مدیریت آسان شکایات ، انتقادات ، پیشنهادات و درخواست های طرح شده درست در زمانی که سازمان شما با حجم وسیعی از مشکلات فراوان و متعددی مواجه است و در نتیجه با حجم وسیعی از شکایات و انتقادات ، پیشنهادات و درخواست های مطرح شده روبرو خواهد گردید.
4-    یک سیستم تلفن گویای معمولی درست به اندازه یک سیستم تلفن گویای پیشرفته ، به راحتی قابلیت سفارشی شدن و هماهنگی با آخرین متدهای تکنولوژیک ارائه شده در سطح جهانی را خواهد داشت.
5-    سیستمهای مدیریت شکایات، انتقادات و پیشنهادات بر پایه وب همیشه و در هر مکان قابلیت مشاهده ، رسیدگی و دسترسی به تمامی شکایات ، انتقادات و پیشنهادات کاربران را خواهند داشت. و بدین ترتیب  ، امکان رسیدگی به شکایات و انتقادات و پیشنهادات برای کابر مجاز به دسترسی به شکایات و پیشنهادات ، در هر مکان و زمان اعم از درون منزل شخصی اش ، دفتر محل کار و حتی زمانی که در سفر به سر می برد به راحتی فراهم خواهد بود.
6-    از آنجا که تمامی تماس ها و فعالیت های درون سیستم ضبط و ثبت می گردد ، لذا امکان رسیدگی دقیق به همه آنها به راحتی برای کاربر فراهم خواهد گردید.
پر واضح است که سیستمهای مدیریت شکایات، انتقادات و پیشنهادات از فوائد و ویژگی های مقرون به صرفه ای برخوردار اند که در صورت استفاده از سیستم پیامک (sms) در این سیستم ، امکان خدمات رسانی در زمینه رسیدگی به شکایات ، پیشنهادات و انتقادات مطرح شده از طریق تماس های گرفته شده  و یا پیامک های ارسال شده به وسیله تلفن همراه ،  به عالی ترین و کاملترین شکل خود خواهد رسید.