بروزرسانی : چهار شنبه 31 فروردين 1390    نويسنده : محمد سهرابی    منبع : وب سایت محمد سهرابی

مزایای گردش تماس (چارت تلفنی) در سیستمهای تلفن گویا

به تازگی ملاقاتی با یک مشتری داشتم که بینهایت برای  خرید و راه اندازی یک سیستم تلفن گویا برای کسب  و کار خود شتاب داشت و از ما می خواست حتی با پرداخت هزینه بیشتر پروژه وی را در  اولویت قرار دهیم. اما وقتی که در مورد مشخصات سیستم تلفن گویای وی بحث می کردیم، خیلی مشتاق بود که  هرچه زودتر چارت تماس را نوشته و نهایی کنیم، چراکه فکر می کرد دارد زمان را از دست  می دهد و وقت گذاشتن روی طراحی چارت سیستم تلفن  گویا باعث تاخیر در راه اندازی سیستم تلفن گویای  وی خواهد شد، ولی من اصرار داشتم که، قبل از شروع به انجام تنظیمات فنی و همچنین  سفارشی سازی سیستم بر اساس کسب و کار وی، باید ابتدا چارت سیستم تلفن گویا را بطور کامل طراحی کنیم. من مجبور  بودم برای وی ضرورت طراحی چارت تلفن گویا به  عنوان یک عامل مهم برای طراحی یک سیستم جامع تلفن  گویا توضیح دهم! بالاخره او موافقت کرد و چند روزی را برای مستندسازی چارت تلفن گویا و یا همان جریان گردش تماسها در یک  زمانبندی خیلی فشرده به ما وقت داد.

 زمانی که اولین پیشنویس پیشنهادی چارت تلفن گویا  (گردش تماس)را به همرا کارآیی آن به وی ارائه کردیم، گفت: " آقای سهرابی سپاسگزارم  از اینکه روی طراحی چارت قبل از طراحی سیستم اصرار کردید، تازه می فهمم چرا شما  نسبت به قضیه طراحی چارت گویا قبل از سفارشی سازی اصرار داشتید. در مجموع من با  تغییراتی که شما در چارت تلفنی نسبت به چارتی که در ذهن من بود اعمال کردید موافقم،  فقط کمی تغییر جزئی احتمالا بعد از نصب سیستم و تماس آزمایشی با آن اعلام خواهم کرد". پس از ملاقات با این مشتری، فکر کردم بهتر است برخی از مزایای تهیه یک چارت تلفن گویا را برای استفاده سایر مشتریان بنویسم.  این مزایا به شرح زیر است:

 1. با توجه به اینکه چارت تلفن گویا یک فرآیند ترتیبی است، اگر چارت  تلفنی در دسترس باشد، گزینه مورد نیاز به آسانی و به سرعت قابل دسترسی خواهد بود.  تماس گیرنده یا کاربر دیگر مجبور نیست تمامی لیست انتخابها را گوش کند تا اینکه  بفهمد کدام منوی چارت تلفن گویا را باید انتخاب  کند تا به اطلاعات مورد نظر خود دسترسی یابد. این مورد بالخصوص برای کسانی که برای  اولین بار با سیستم گویا تماس می گیرند مفید خواهد بود.

 2. چارت تلفنی برای بررسی اینکه ایا سیستم تلفن گویا واقعا کاربردی می باشد یا نه بسیار  حائز اهمیت است! با ارائه چارت مستند گردش تماس تلفنی به کارشناسان می توان نسبت به  درست بودن آن اطمینان حاصل کرد و همچنین نظر آنان را جویا شد. این چارت عملا عملکرد  یک سیستم تلفن گویا را نمایش می دهد.

 3. به کمک چارت گردش تماس تلفن گویا، نوشتن متون منوهایی که در سیستم تلفن گویا استفاده می شوند خیلی راحت تر خواهد  بود، و کاربری تلفن گویا را افزایش خواهد داد.

 4. چارت گردش تماس تلفنی در طراحی بانک اطلاعاتی  سیستم تلفن گویا بسیار مفید می باشد.

 5. تغییرات در چارت گردش تماس خیلی راحت است، در  صورتیکه تغییرات بعدی در خود گردش تماس شاید علاوه بر نیاز به اعمال تغییرات در کد  برنامه، نیاز به تغییرات فایلهای صوتی هم داشته باشد. این کار هم وقت گیر می باشد و  هم هزینه بر، چراکه علاوه بر پرداخت هزینه تغییرات باید مثلا به هنرمندی که صدا را  ضبط کرده نیز دوباره مبلغی برای اعمال این تغییرات پرداخت نمایید. پس بهتر است قبل  از راه اندازی سیستم روی طراحی چارت سیستم تلفن  گویای خود وقت بیشتری صرف نمایید.

 6. چارت گردش تماس در شناسایی و راه اندازی مراحل  عملکرد سیستم تلفن گویا، چه برای طراحی سیستم و  چه برای توسعه آن بسیار موثر می باشد. و همچنین از انجام خیلی از تغییرات اجتناب  پذیر بعد از کدنویسی جلوگیری خواهد کرد. استفاده از چارت گردش تماس تلفن گویا مزایای دیگری نیز دارد که در این  مقاله بیان نشده است، ولی تلاش می کنم که تعداد دیگری از آنها را جمع آوری کرده و  در مقالات بعدی بنویسم.

 درباره نویسنده: محمد سهرابی کارشناس ارشد مدیریت اجرایی و کارشناس تجارت الکترونیک، مشاور در زمینه مدیریت مبنی   بر تکنولوژی و همچنین نویسنده و مترجم مقالات در زمینه تجارت و بازاریابی  الکترونیک،  بهینه سازی موتور جستجو و مدیریت ارتباط با مشتریان می باشد. این مقاله را می توانید در مجله، روزنامه، کتاب، کتاب   الکترونیکی و وب سایت دوباره چاپ کنید با این شرط که هیچ تغییری در عنوان، متن و   لینکهای مقاله ایجاد نشود و اطلاعات کامل و لینکهای مربوط به نویسنده بطور کامل و   دست نخورده در آن درج شود.